6 Απαραίτητα εργαλεία για ένα Ψηφιακό Δικηγορικό Γραφείο

Τους τελευταίους μήνες είδαμε ένα ασυνήθιστο σενάριο που οδήγησε τους περισσότερους ανθρώπους να πραγματοποιούν τις δραστηριότητές τους στο διαδίκτυο, τα ψηφιακά γραφεία έχουν γίνει δημοφιλή. Σε κάθε περίπτωση, στις μέρες μας, λόγω της παγκοσμιοποίησης, είναι πολύ απίθανο ακόμη και μεγάλα και φυσικά γραφεία να μην έχουν εικονικές δραστηριότητες.

Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι θα μπορούν να έχουν ένα εικονικό γραφείο μόνο λόγω του γεγονότος ότι η επένδυση είναι συνήθως χαμηλότερη, αλλά στην πραγματικότητα, αυτό δεν πρέπει να είναι το μόνο κριτήριο που αξιολογείται όταν αποφασίζεται μεταξύ του ανοίγματος ενός φυσικού ή ψηφιακού γραφείου.

Υπάρχει επίσης η πεποίθηση ότι τα εικονικά γραφεία απαιτούν λιγότερη προσπάθεια: μην το πιστεύετε. Μια ψηφιακή επιχείρηση απαιτεί πολλά διοικητικές και οργανωτικές δεξιότητες. Δηλαδή, ένας υπολογιστής, ένα δίκτυο στο διαδίκτυο και ένα προφίλ στο Instagram δεν θα είναι αρκετά για να κάνουν την επιχείρησή σας να ρέει.

Επομένως, πρέπει να σκεφτούμε πολλά πράγματα για να έχουμε ένα ψηφιακό γραφείο που να μεταφέρει επαγγελματισμό. Όποιος πιστεύει ότι η επίλυση των πάντων μέσω WhatsApp είναι ένας καλός τρόπος κάνει λάθος, καθώς φαίνεται πιο πρακτικό.

Σε όλο αυτό το κείμενο θα σας δείξω τις κύριες τεχνικές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε και να αναπτύξετε το ψηφιακό σας δικηγορικό γραφείο. Ακολούθησε μαζί μου!

ΠΕΡΙΛΗΨΗ

ΓΝΩΡΙΣΕ ΤΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟ ΣΟΥ ΠΡΟΦΙΛ: ΑΥΤΟΓΝΩΣΗ

ΘΕΜΕΛΙΩΔΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΟΣ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

ΚΥΡΙΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑΣ ΣΕ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ ΔΙΚΗΓΟΡΟΥ

1. Αποθήκευση εγγράφων

2. Μεταφορά αρχείων

3. Ηλεκτρονικές Διαβουλεύσεις και Συναντήσεις

4. Ψηφιακή Υπογραφή Εγγράφων

5. Ιστοσελίδα με Domain

6. Λογισμικό Διαχείρισης

ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΜΠΟΝΟΥΣ

ΤΑΞΗ 10

ΓΝΩΡΙΣΕ ΤΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟ ΣΟΥ ΠΡΟΦΙΛ: ΑΥΤΟΓΝΩΣΗ

Τα εικονικά γραφεία μπορεί να είναι πολύ ευέλικτα, σε τελική ανάλυση, τόσο εσείς όσο και ο πελάτης σας μπορείτε να είστε οπουδήποτε στον κόσμο για να παρέχετε βοήθεια. Μιλώντας έτσι, φαίνεται πολύ απλό, έτσι δεν είναι; Αλλά αυτό το θέμα μπορεί να είναι πλεονέκτημα για κάποιους και εφιάλτης για άλλους.

Η αυτογνωσία είναι απαραίτητη για τη λήψη αποφάσεων μεταξύ ενός ψηφιακού ή φυσικού γραφείου. Πρέπει να είναι πολύ σαφές στον εαυτό σας ποιος είστε, οι δεξιότητές σας, οι στόχοι σας και το είδος του πελάτη που θέλετε να προσεγγίσετε.

ΘΕΜΕΛΙΩΔΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΝΟΣ ΨΗΦΙΑΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ

• Οργάνωση: Το να είσαι οργανωμένος είναι το κλειδί για την επιτυχία. Δεν χρειάζεται να δίνετε ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο με τον οποίο οργανώνετε τα έγγραφα του πελάτη σας, το υλικό σας, τους λογαριασμούς σας ή ακόμα και την ομάδα σας, επειδή στο ψηφιακό γραφείο δεν είναι ορατό το χάος στο περιβάλλον.

• τομέας χρόνου: Όταν έχετε μια δραστηριότητα πρόσωπο με πρόσωπο, είναι πιο εύκολο να δημιουργήσετε μια ρουτίνα και να ορίσετε χρονοδιαγράμματα. Επομένως, στο ψηφιακό γραφείο, η διαχείριση χρόνου απαιτεί μεγάλη πειθαρχία.

• Καθορίστε μια τοποθεσία: Σαν αυτό? Το γραφείο μου δεν είναι ψηφιακό; Ναί! Στην πραγματικότητα δεν μπορείτε απλά να ανοίγετε τον υπολογιστή κάθε μέρα σε ένα δωμάτιο του σπιτιού. Είναι απαραίτητο να έχετε ένα καθορισμένο μέρος, το οποίο θα καταλαβαίνετε ως το εργασιακό σας περιβάλλον, γιατί συχνά εξακολουθεί να είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε φυσικό υλικό για τυχόν διαβουλεύσεις. Θυμηθείτε να το αφήσετε ευπαρουσίαστο και τακτοποιημένο.

ΚΥΡΙΑ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΓΙΑ ΔΙΑΔΙΚΤΥΑΚΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ

Τα εργαλεία μπορούν να μας βοηθήσουν να κάνουμε την επιχείρησή μας πιο ρευστή και οργανωμένη. Αλλά μην κάνετε λάθος: η εργασία μόνο με δωρεάν εργαλεία δεν αρκεί. Είναι απαραίτητο να επενδύσουμε σε λογισμικό για να μην γίνει άτυπη η επιχείρηση. Παρακάτω, παραθέτω 6 που θεωρώ πολύ χρήσιμες.

1. Αποθήκευση εγγράφων

Το cloud είναι πολύ σημαντικό για την αρχειοθέτηση των απαραίτητων εγγράφων της διαδικασίας. Θυμηθείτε να διαβάσετε τους όρους χρήσης, σε τελική ανάλυση, το LGPD πρέπει να τηρείται και είναι στο χέρι σας να εγγυηθείτε την ασφάλεια των ευαίσθητων δεδομένων του πελάτη σας. Μερικές επιλογές είναι: Dropbox, Google Drive και OneDrive.

2. Μεταφορά αρχείων

Για να είναι δυνατή η πρόσβαση και η αποθήκευση ενός εγγράφου, πρέπει να φτάσει σε εσάς ή στον πελάτη σας. Επομένως, υπάρχουν πλατφόρμες που είναι πιο κατάλληλες για να αποτρέψουν την καταστροφή του αρχείου ή την απώλεια ποιότητας, όπως το WeTransfer.

3. Διαδικτυακές διαβουλεύσεις και συναντήσεις

Αυτή η πτυχή είναι ένα ορόσημο μεταξύ επαγγελματικής και ερασιτεχνικής φροντίδας. Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε μια πλατφόρμα για να επικοινωνείτε με τον πελάτη σας σε μια καλά καθορισμένη ώρα, με έναν συγκεκριμένο σύνδεσμο πρόσβασης και που δεν επηρεάζεται από άλλες λειτουργίες της συσκευής.

Οι βιντεοκλήσεις WhatsApp δεν είναι καθόλου αποτελεσματικές όσον αφορά αυτό, καθώς η ποιότητα δεν είναι ικανοποιητική, εάν κάποιος από τους συμμετέχοντες λάβει μια κλήση, η σύσκεψη διακυβεύεται.

Ο πελάτης σας αξίζει να παρακολουθείται επαγγελματικά, χωρίς διακοπές, μέσω ενός εκπαιδευτικού προγράμματος που δεν περιορίζει τον χρόνο συνάντησης, ανεξάρτητα από τον αριθμό των συμμετεχόντων σε αυτό. Σε αυτήν την περίπτωση, μια εξαιρετική επιλογή είναι το πρόγραμμα συνδρομής Zoom.

4. Ψηφιακή υπογραφή εγγράφων

Στις μέρες μας, ακόμη και η υπογραφή εγγράφων μπορεί να γίνει ομαλά διαδικτυακά. Αυτό το εργαλείο είναι πολύ χρήσιμο, ειδικά εάν στη μέση της διαδικασίας προκύψει η ανάγκη για ένα υπογεγραμμένο έγγραφο, μέσω αυτού δεν είναι απαραίτητο να ταξιδέψει ο πελάτης σας για να το παράσχει. Η ίδια η Πύλη του ΟΑΒ καθιστά δυνατή, δωρεάν, την υπογραφή έως και 200 ​​μηνιαίων εγγράφων.

5. Ιστοσελίδα με domain

Όπως το φυσικό γραφείο χρειάζεται διεύθυνση, το ψηφιακό γραφείο απαιτεί ηλεκτρονική διεύθυνση. Επενδύστε λοιπόν σε ένα domain! Αυτό θα διευκολύνει τον πελάτη σας να σας βρει και να συμβουλευτεί σημαντικές πληροφορίες, όπως το email σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και τις υπηρεσίες που παρέχετε.

6. Λογισμικό διαχείρισης

Η επιχείρησή σας πρέπει να είναι συστηματοποιημένη και να έχει διαχείριση διαδικασιών, πελατών και οικονομικής διαχείρισης. Είναι απαραίτητο, δηλαδή, οι πληροφορίες να είναι συγκεντρωμένες και οργανωμένες σε μια συγκεκριμένη πλατφόρμα, ώστε να καθιερωθεί μια τυποποίηση των υπηρεσιών της και ένα ιστορικό τους.

ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΜΠΟΝΟΥΣ

Πρέπει να έχετε ένα αποτελεσματικό εργαλείο πληρωμής!

Εάν το γραφείο σας είναι εικονικό, δεν υπάρχει πιθανότητα να το κάνετε χρεώστε τις νομικές σας διαβουλεύσεις και λάβετε σε είδος. Ποιους τρόπους πληρωμής όμως προσφέρετε στον πελάτη; Η λήψη PIX και η μεταφορά είναι πολύ απλή, αλλά αναζητήστε τράπεζες που σας επιτρέπουν να εκδίδετε δελτία και να αξιολογείτε εάν η πληρωμή μέσω πιστωτικής κάρτας είναι εφικτή για εσάς.

Είδες? Ένα ψηφιακό γραφείο απαιτεί επίσης επένδυση και αφοσίωση, εκτός από πολλή πειθαρχία! Τα προτεινόμενα εργαλεία είναι απαραίτητα σε μια εικονική επιχείρηση, αλλά μπορούν επίσης να είναι πολύ χρήσιμα στο φυσικό γραφείο. Ποιο χρησιμοποιείτε ήδη στη νομοθεσία σας; Πείτε μου στα σχόλια αυτής της ανάρτησης!